Cos’è una email di follow-up e perché vale la pena scriverla?

Questo articolo è stato copiato da Business Insider ed è stato scritto da Richard Feloni.

Il libro best seller di consigli su come fare carriera di Keith Ferrazzi “Never Eat Alone”, ha alcune centinaia di pagine di suggerimenti su come crearsi contatti professionali, ma c’è un piccolo punto che non può essere ignorato.

“I doni più memorabili che abbia mai ricevuto sono quelli il cui valore non poteva essere misurato in dollari e centesimi” ha scritto Ferrazzi. “Sono le lettere affettuose, le email sentite e i biglietti che ho ricevuto dalle persone che mi ringraziavano per averli guidati e consigliati”.

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Ha fatto notare che se mandate un bel messaggio di follow up dopo una riunione con qualcuno, vi distinguerete dal “95 per cento dei vostri colleghi” poiché “la maggior parte della gente non è brava a inviare messaggi di follow up, ammesso che li mandi”.

Ferrazzi ha espresso il concetto in lettere maiuscole: “Il FOLLOW UP È LA CHIAVE DEL SUCCESSO IN OGNI CAMPO” – e questo non significa limitare il follow up ai colloqui di lavoro.

Ferrazzi è il fondatore e CEO di Ferrazzi Greenlight, uno studio di consulenza e management con clienti come General Motors e American Express, e fa costantemente riunioni con clienti nuovi e potenziali.

Ecco un esempio di email che lui manderebbe ad uno dei suoi potenziali clienti dopo la loro prima riunione, dove si sono incontrati per conoscersi un po’ meglio.

Si noti che lui “ripercorre gli impegni che ognuno ha preso nella riunione, e chiede quando è possibile organizzare un secondo incontro di follow-up”:

“È stato fantastico parlare con te durante il pranzo di ieri. Volevo dar seguito ad alcune delle idee che abbiamo discusso insieme. Credo che Ferrazzi Greenlight possa essere utile rispetto agli interessi della vostra azienda, e ho avuto il tempo di elaborare la cosa nei dettagli”.

“La prossima volta che mi trovo in città, mi piacerebbe ottenere anche soltanto un buco tra un impegno e l’altro sulla tua agenda e poter chiacchierare per cinque o dieci minuti”.

Quanto sopra è solo uno schema, ma Ferrazzi consiglia di aggiungere qualcosa di personale al vostro messaggio, come un’allusione a qualcosa che avete discusso, a un interesse comune che avete scoperto, o a una battuta scherzosa che è saltata fuori.

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Ecco alcuni ulteriori suggerimenti:

• Inviate la vostra email entro 24 ore dalla riunione, ma non aspettate troppo a lungo. Se avete bevuto un drink insieme, inviate il messaggio la mattina seguente.
• Esprimete gratitudine.
• Siate brevi.
• Concentrate il messaggio su cosa potete fare per loro.
• Se qualcuno vi ha messo in contatto con questa persona, inviate un’email di follow-up anche a questo qualcuno.

La cosa più importante, ha scritto Ferrazzi, è che facciate del follow-up un’abitudine. È un piccolo investimento di tempo che frutterà molto nella vostra carriera.